Quand on part en gîte ou en maison d’hôtes, en général c’est qu’on recherche la proximité, l’authenticité et qu’on apprécie un accueil personnalisé avec de petites attentions. Le livret d’accueil est donc un outil indispensable pour chouchouter vos hôtes et les accompagner durant leur séjour, sans trop prendre de place. Si j’ai envie d’en parler aujourd’hui, c’est parce que j’ai justement fait un séjour en Normandie récemment, dans un gîte où il n’y avait pas de livret d’accueil. Et honnêtement, sachant que je partais les mains dans les poches sans avoir préparé mon séjour, cela m’a manqué. Alors, pourquoi cet outil vous aide-t-il dans votre relation client ? Quels éléments peuvent figurer dans le livret d’accueil de votre location saisonnière ? Faut-il privilégier le livret d’accueil papier ou numérique ? Où le positionner pour qu’il soit réellement lu ? Aujourd’hui, je vous explique donc pourquoi votre livret d’accueil est essentiel dans votre relation client et comment rendre cet outil de communication professionnel, utile et pratique. C’est parti !
Le livret d’accueil dans les gîtes et maisons d’hôtes : pourquoi est-il indispensable ?
Le livret d’accueil vous permet d’améliorer votre relation client et de chouchouter vos hôtes. Avec lui, aidez vos clients à vivre une meilleure expérience pendant leur séjour dans votre hébergement touristique, mais aussi avant !
Améliorez la relation client avec vos hôtes et fidélisez les voyageurs
Mettre à disposition un livret d’accueil dans votre gîte, c’est proposer à vos hôtes de bons services et conseils dès leur arrivée, et même avant.
En effet, vous pouvez tout à fait envoyer votre livret d’accueil avant l’arrivée des voyageurs. Ainsi, vous leur montrez qu’ils sont attendus. De plus, ils pourront se servir de ce guide pour se rassurer grâce aux informations pratiques et pour organiser leur séjour aux petits oignons avec vos conseils personnalisés. C’est un super moyen d’améliorer votre expérience client avant même que vos hôtes n’arrivent. En outre, vous les accompagnez dans la préparation de leur séjour et participez à l’excitation pré-vacances. 🤩
Et à leur arrivée, ils savent à quoi se référer quand ils ont une question ou besoin d’un conseil. Cela évite de vous déranger ou de vous faire répéter, car oui, certains voyageurs n’osent pas déranger ! Le livret vous aide donc à offrir de la proximité, sans les importuner.
De plus, cet outil vous offre l’opportunité de véhiculer une image professionnelle et transmettre vos valeurs. Avec le livret d’accueil, vous marquez les esprits, vous vous différenciez, vous sortez du lot ! Vous favorisez ainsi la fidélisation.
En bref, c’est tout bénèf’ ! 😂
Allégez le temps d’accueil à l’arrivée de vos hôtes
Le livret d’accueil vous permet d’alléger le temps d’accueil au moment de l’arrivée. Après avoir conduit de nombreuses heures, on a qu’une envie : débarrasser la voiture et se poser. Et parfois on doit même courir faire les courses avant la fermeture des magasins.
Le temps d’accueil n’est pas toujours le moment le plus opportun pour donner des informations sur votre hébergement ou partager de bonnes adresses. Vous avez une chance sur deux pour que vos hôtes aient oublié ces infos dans la minute qui suit ! Et pire, parfois certains propriétaires profitent de l’accueil pour partager des informations encore moins fun : les règles à respecter. Alors, je ne dis pas… Poser un cadre, c’est bien ! Mais est-ce que cela va laisser une bonne première impression ? Je ne pense pas.
Mettre un livret d’accueil dans votre gîte vous permet donc d’alléger le temps d’accueil et de limiter les informations complexes à partager à l’arrivée de vos hôtes. Ne partagez que l’essentiel et dites à vos hôtes que vous restez à leur écoute et qu’ils peuvent lire le livret d’accueil pour obtenir toutes les informations dont ils ont besoin.
Facilitez le séjour de vos voyageurs avec un livret d’accueil détaillé
Vous avez l’habitude que vos hôtes vous demandent où se restaurer ? Que faire autour du gîte ? Quels sont les meilleurs points de vue/randonnées/pistes cyclables… ? (Rayez la mention inutile) Le livret d’accueil peut répondre à toutes ces questions.
Grâce au livret d’accueil, vous pouvez donner plein de conseils à vos hôtes : les activités, les lieux incontournables à voir, les coins secrets que personne ne connaît, les bonnes adresses, les horaires de marché… Si leur séjour n’est pas organisé à la minute près, cet outil se révélera indispensable pour savoir quoi faire et quand, sans chercher dans un millier de brochures !
Listez les bonnes pratiques de la maison pour ne plus les répéter
Le livret d’accueil de votre location saisonnière recense idéalement toutes les informations pratiques de votre hébergement. Horaires et réservation de vos différents services, écogestes, ménage, règlement intérieur… Notez tout cela dans ce guide pour éviter de polluer le temps d’accueil avec des informations qui seront oubliées en un claquement de doigts. Ainsi, vos hôtes retrouvent dans un seul et même outil tous les éléments à savoir sur votre gîte ou votre maison d’hôtes.
Les éléments à intégrer dans votre livret d’accueil
Maintenant que vous savez quels bénéfices tirer de ce merveilleux outil, il est temps de vous lancer ! Votre but ? Permettre à vos hôtes de vivre des vacances de rêve, sans contrainte !
Alors, pour préparer un livret d’accueil aux petits oignons, utile et pratique, voici toutes les informations à inclure qui vont faciliter le séjour de vos hôtes et les fidéliser.
1. Le mot de bienvenue
Comme je le disais dans l’introduction, partir en vacances dans un gîte ou une maison d’hôtes, c’est rechercher de l’authenticité et de la proximité. C’est aussi vouloir se sentir un peu comme à la maison. Alors, au même titre qu’ils vous laissent un mot dans le livret d’or en partant, accueillez-les avec un mot de bienvenue dans le livret d’accueil de votre gîte.
2. Le portrait d’hôtes / l’histoire des lieux
Vous présenter et parler de votre philosophie permet à vos hôtes d’apprendre à mieux vous connaître. C’est un excellent moyen de montrer qui vous êtes et de transmettre vos valeurs. Qu’est-ce qui vous porte et vous passionne ? C’est aussi l’occasion de raconter l’histoire des lieux et de votre projet d’hébergement. Contez les étapes de votre projet, pourquoi vous vous êtes lancés, quels travaux vous avez effectué et partages des photos avant / après pour montrer les améliorations apportées. Piquez la curiosité de vos hôtes en racontant des anecdotes sur votre hébergement et comment il a traversé le temps.
3. Les informations pour préparer leur séjour
Envoyer votre livret d’accueil avant l’arrivée de vos hôtes leur permet de patienter avant leur séjour ! Ça les aide aussi à préparer au mieux leurs vacances. Accompagnez-les dans ce moment excitant où l’on compte les jours. Si vous envoyez une version électronique de ce guide de bienvenue à vos hôtes avant leur arrivée, vous pouvez partager différentes informations comme :
- comment venir dans votre logement ?
- où se garer ?
- comment se déroule le check-in ?
- quelles sont les informations à connaître sur la destination, le climat ou l’hébergement pour préparer sa valise et ne rien oublier ?
4. Les contacts en cas d’urgence
Votre livret d’accueil s’avère aussi utile pour rassurer vos hôtes en cas d’urgence et doit contenir les contacts importants. C’est un indispensable. En cas d’urgence, vos hôtes doivent savoir qui appeler, où aller ! Pensez notamment aux clients étrangers qui ne connaissent pas le système de santé et de sécurité de notre pays. Alors, faites figurer :
- votre numéro de téléphone : si vous ne logez pas sur place, donnez le nom, le prénom, l’adresse et le mail d’une personne disponible en cas de problème (voisin, famille, concierge, gestionnaire). Cette personne doit pouvoir arriver sur place rapidement.
- les adresses et contacts santé : hôpitaux, médecins, pharmacies les plus proches et le vétérinaire (si vous acceptez les animaux)
- les transports : aéroport, gare, bus, tramway, compagnie de taxis et location de voitures
- les numéros d’urgence : police, pompiers, SAMU
- le numéro de la personne qui s’occupe du ménage
- les services dépannage : garagistes, plombier, serrurier…
5. Les bonnes pratiques de la maison
Cette page vous aide à alléger le moment de l’accueil, annoncez à vos hôtes que toutes les informations importantes se trouvent dans le guide de bienvenue. Évitez de parler de règles, cela donnerait une image un peu autoritaire. Vos voyageurs veulent se sentir comme chez eux et non bridés. Vous devez montrer que ces indications sont pensées pour leur bien-être, et non pour les embêter. Voici quelques informations à ne pas oublier de noter :
- les codes d’accès au parking / à la maison / à la résidence…
- le mot de passe du Wi-Fi
- les interdictions : hébergement non-fumeur, etc.
- les horaires du petit-déjeuner, de la piscine, du jacuzzi
- les modalités de réservation et horaires de la table d’hôtes
- la politique concernant les animaux de compagnie
- les horaires pendant lesquels ne pas faire de bruit, si jamais vous logez sur place ou que le voisinage s’avère tatillon
- les règles de copropriété (dans le cas d’un immeuble)
- comment utiliser les équipements de la location (TV, décodeur, four, lave-vaisselle, lave-linge…)
- les manuels d’équipements de l’hébergement
- les modalités et horaires du check-out
- la gestion des déchets
- la checklist pour le ménage de fin de séjour (ou le prix du forfait ménage)
6. Les points d’intérêts : que voir, que faire autour de votre hébergement touristique ?
Partir en vacances, c’est vouloir découvrir une nouvelle destination, se balader, visiter, prendre le temps, s’amuser, étancher sa curiosité… Et votre atout, c’est que cette destination, vous la connaissez par cœur ! Alors, mentionnez dans votre livret d’accueil les lieux incontournables de votre région, proches du gîte, comme les pépites secrètes loin de la foule. Le must ? Annoncez les distances et temps de trajet depuis votre hébergement touristique.
Le must du must ? Partagez des activités et lieux en adéquation avec votre cible. Vous accueillez principalement des familles ? Privilégiez les adresses kids friendly. Vous accueillez principalement des couples ? Mentionnez plutôt des activités en duo et des adresses intimistes. Vos clients recherchent l’aventure ? Valorisez les activités outdoor et les activités insolites… Bref, adaptez votre discours et vos propositions en fonction du type de client que vous accueillez généralement. Voici quelques exemples d’activités et lieux à lister :
- les activités de plein air : randonnées, pistes cyclables, plage, points de baignade, activités nautiques, parcs de loisirs extérieurs…
- les activités culturelles : musées, châteaux, grottes, visites guidées, théâtres…
- les activités intérieures, pour quand il pleut : cinéma, bowling, salles de spectacles, musées, parc de loisirs intérieurs…
- les adresses pour faire du shopping : déco, vêtements, food…
Vous pouvez aussi partager les contacts de vos partenaires : professeurs de yoga, guides touristiques, chefs, masseurs, vignerons…
7. Où boire, où manger : les bonnes adresses à partager
Quand on découvre une destination, on a aussi envie de déguster les spécialités locales, savourer de bons produits, de chiller en terrasse de café, de manger une bonne glace… Bref, de faire sortir son côté épicurien. Les vacances, c’est l’occasion de PRO-FI-TER ! Alors, partagez dans le livret d’accueil de votre hébergement les adresses de bons restaurants, que vous avez testés, des petits producteurs et artisans locaux et des meilleurs marchés.
Vous vivez sur place, vous connaissez la destination, vous avez le droit d’être exhaustif, car c’est votre devoir d’aider vos hôtes à déjouer les pièges à touristes ! 😜 Vous pouvez même commencer cette section par un topo sur les spécialités locales à découvrir A-BSO-LU-MENT ! Ensuite, partagez les adresses et horaires :
- des restaurants et bars que vous aimez
- des marchés incontournables
- des producteurs locaux
- des petits commerçants où s’approvisionner (épicerie, boulangerie, pâtisserie, boucher, fromager…)
- des supermarchés (souvent indispensables !)
Enfin, pour clôturer votre livret d’accueil, vous pouvez mettre une page de remerciements pour valoriser vos partenaires locaux et remercier les hôtes de prendre soin de votre logement. ✨
Comment présenter votre livret d’accueil ?
Livret d’accueil numérique ou physique ?
Vous vous demandez si vous devez adopter le format numérique ou papier ? J’ai envie de vous dire que les deux se complètent.
La version numérique peut être envoyée en amont du séjour et peut être transportée partout pendant les vacances. C’est ultra pratique si on a besoin d’une info, mais qu’on n’est pas dans le logement.
La version papier est facile et sympa à feuilleter quand on arrive dans la location. Cependant, vous devrez adopter une mise en page avec une couverture qui attise la curiosité pour donner envie de le lire.
Choisir un emplacement stratégique
Le format et la mise en page ne font pas tout. Pour donner envie de lire votre livret d’accueil, vous devez choisir le meilleur emplacement pour le mettre à disposition. Il ne suffit pas que vos hôtes prennent ce guide dans leurs mains, ils doivent aussi prendre le temps de le lire.
Souvent, le livret d’accueil est posé sur une petite table dans une entrée, sur un lieu de passage, ou sur un buffet. Est-ce vraiment la meilleure solution ? S’attarde-t-on vraiment pour lire un si précieux guide ? Je pense que non.
La table du salon ? S’asseoir sur le canapé confortablement pour lire votre livret d’accueil semble une bonne option. Cependant, avec la télévision, on peut vite être distrait et lâcher le précieux sésame.
Voici deux bonnes options :
- la table à manger, un des premiers endroits où l’on s’attarde dans un gîte, à l’arrivée.
- la table de chevet, quoi de mieux que de se poser dans le lit pour lire avec attention ?
Bien sûr, l’emplacement dépendra de votre typologie d’hébergement et de la disposition de celui-ci. À vous de choisir la meilleure option pour placer votre livret d’accueil.
Un outil professionnel pour soigner votre relation client
Vous n’avez pas la fibre créative, mais vous avez envie de proposer un livret d’accueil professionnel digne des plus beaux magazines de destination ? Pas de panique ! J’ai la solution pour vous. Laure Detrez, graphiste et webdesigner, vous propose son template de livret d’accueil clé en main et 100% personnalisable pour vous faire gagner un temps précieux.
Avec ce template prêt à être rempli, vous obtenez un guide de bienvenue professionnel, harmonieux et en adéquation avec votre identité visuelle. Un outil au service de votre image et de votre communication. L’expertise de Laure ainsi que son univers coloré et pétillant vous plairont à coup sûr ! Et grâce à ce support, vous pourrez sortir du lot, chouchouter vos clients et les fidéliser.
Et pour le texte ? Vous pouvez le rédiger par vous-même. Et si écrire ce n’est pas votre truc ou que vous désirez déléguer la création de votre livret d’accueil à 100%, je serais ravie de vous prêter ma plume !
Vous l’aurez donc compris, le livret d’accueil à un grand intérêt dans votre relation client. C’est un véritable outil de communication entre vous et vos voyageurs, qui les aide notamment à organiser au mieux leur séjour. Ce guide de bienvenue vous aide aussi à profiter d’un moment plus qualitatif avec eux, au lieu de passer le temps d’accueil à déballer trop d’informations qui seront oubliées dans la minute. En bref, c’est un outil magique qui améliore votre expérience client ! Vous avez désormais toutes les cartes en main pour créer un livret d’accueil professionnel, à votre image, qui informera vos hôtes et fidélisera votre clientèle. Alors, vous êtes prêts à vous lancer ?
Vous êtes propriétaire d’un gîte ou d’une maison d’hôtes ?
Cet article vous a donné envie de créer ou améliorer votre livret d’accueil ? Vous n’avez pas la fibre de la rédaction, ou pas le temps de vous y mettre ?
Je vous prête ma plume et j’écris votre histoire et partage vos bonnes adresses dans un livret d’accueil professionnel, utile et pratique.
Échangeons ensemble et réservez votre appel découverte.
